Gérer adhérents et cotisations de club sans Excel
Centralisez fiches adhérents, groupes et cotisations d’association : moins d’erreurs, plus de temps pour l’activité. Sur ce besoin, Ouisit pointe vers Peek & Go.
Le problème Excel
Deux fichiers, trois versions, une liste WhatsApp : personne n’a la vérité. Les symptômes classiques :
- adhérent « payé » dans un tableur, pas dans l’autre ;
- impossible de savoir qui est à jour avant l’AG ;
- relances faites à la main, oubliées en période de rush.
Ce qu’il faut centraliser
- Fiche adhérent (identité, contacts, groupe, licence si besoin).
- Statut cotisation (payée / partielle / en retard) avec historique.
- Groupes / activités (qui est où, quel créneau).
- Droits d’accès : 1–2 référents formés, pas toute la liste en édition libre.
Choix Ouisit : Peek & Go
Sur le périmètre adhérents + cotisations + inscriptions, Ouisit recommande Peek & Go — sans comparatif concurrent sur ce domaine (politique éditoriale).
Vous gagnez : base unique, paiement en ligne, vitrine liée aux activités, application pour l’équipe et les pratiquants.
Voir la fiche Peek & Go et le choix gestion de club.
Plan de bascule (2 semaines)
- Exporter / nettoyer la liste (doublons, emails manquants).
- Créer les groupes et tarifs dans Peek & Go.
- Importer, vérifier 10 fiches au hasard.
- Activer le paiement en ligne sur 1 cotisation test.
- Former deux référents ; archiver Excel en lecture seule.
RGPD et bons réflexes
Collectez le minimum utile, indiquez pourquoi, limitez les exports Excel « pour tout le bureau ». Dans Peek & Go, gérez les droits par rôle (lecture vs édition).
Indicateurs bureau
- % cotisations à jour à J+30 après ouverture des inscriptions.
- Nombre de fiches sans email.
- Temps moyen pour répondre à « est-ce que je suis à jour ? ».
Périmètre Peek & Go : Adhérents & cotisations
Cette page ne parle que de adhérents & cotisations. Sur Peek & Go, on cible ici : fiches adhérents, groupes et cotisations — pas la vitrine, pas le planning, pas la diffusion.
Les autres modules (vitrine, adhérents, planning, paiements, diffusion…) ont leurs propres pages Ouisit — on ne mélange pas pour garder une fiche claire et utile.
Pour aller plus loin
Passer aux approches
Parcourez les familles, puis ouvrez une fiche quand elle existe.
FAQ
Excel peut-il suffire ?
Pour un micro-effectif et une seule cotisation annuelle, parfois. Dès que vous avez des groupes, des paiements étalés ou plusieurs référents, Excel devient une source d’erreurs.
Peek & Go remplace-t-il la compta ?
Non. Il gère l’opérationnel (qui a payé, qui est inscrit). La compta associative reste un outil dédié (Garradin conseillé).